Herken je de situatie? Je begint aan een project en eigenlijk is het niet helder wat de omvang is. Het ontbreekt daarbij vaak aan een actueel overzicht van wat we nu eigenlijk hebben, of inzicht waar we nu staan. Als het vertrekpunt niet helder is, hoe kan je dan bepalen wat het eindpunt wordt? Zodra je vraagt om deze basisinformatie, wordt verwezen naar een database of zelfs dé database (in vaktermen CMDB). Nadat je informatie uit deze systemen hebt gekregen, blijkt deze incompleet en/of verouderd te zijn. Wat nu?

Tanden op elkaar, hergroeperen

Een inschatting doen op basis van onbetrouwbare informatie? Of een nieuwe inventarisatieronde houden? Vaak zit er niets anders op dan toch een nieuwe inventarisatie uit te voeren. En wat blijkt? Bij het generen van een actueel overzicht, komen zaken naar boven die vergeten waren te administreren. Dit kan daarbij zowel positief als negatief uitpakken. Er blijken bijvoorbeeld ineens meer licenties in gebruik te zijn dan waarvoor wordt betaald. Of juist omgekeerd. Er wordt nog steeds voor support betaald terwijl de spullenboel allang niet meer wordt gebruikt. Niks is daarbij menselijker. Afmeldingen en/of toevoegingen werden niet doorgegeven. Of bleven ergens in Het Proces steken.

Overzicht geeft inzicht

Maar wat mij vaak overkomt, is dat met het actuele overzicht zaken naar voren komen, waar nog nooit wat mee is gedaan. Zo kan bijvoorbeeld door het opnieuw combineren van resources, materiaal vrijgemaakt worden.

En vooral op het gebied van licenties en onderliggende licentiemodellen, is het een voortdurende balans zoeken tussen gebruik, type en aantallen licenties. Maar hoe kan het nu dat relatief zo weinig gedaan is met de informatie die gewoon voorhanden is? Zoveel energie (tijd en geld) wordt verspeeld, of blijft liggen?

Maar waarom laten wij het liggen?

De vraag stellen, is hem beantwoorden. In de waan van de dag, heb je de tijd er niet voor. Of het staat nog op het to-dolijstje. Net zoals de andere tientallen andere belangrijke en urgente zaken. Het ontbreekt gewoon aan tijd en prioriteit. En wiens verantwoordelijkheid is het als meldingen in Het Proces verzanden?

Maar laten wij even een stap naar achteren zetten. Waarom kost het generen van deze overzichten zo veel tijd én energie? Moeten wij niet gelijk bij de bron of start van een project inzetten op automatisering? Het doel van deze automatisering moet zijn: generen van inventarisatie en overzichten.

Met automatisering behoud je de controle

Nu zullen velen zeggen, wij hebben hier tools voor! Geweldig, maar waarom zijn actuele  overzichten dan niet beschikbaar? Vaak komen dan de bekende en ook valide excuses van gebrek aan tijd en prioriteit naar voren. Alleen door investeren kan je uiteindelijk oogsten.

Het doel van de automatisering is dan ook, het genereren van overzichten. Deze actuele overzichten zouden je moeten helpen bij het verkrijgen van (bijgestelde) inzichten. Alleen met up-to-date inzichten hou je controle. Maar als wij dat allemaal wel weten, waarom doen wij het dan niet? Omdat tijd besteden aan het interpreteren van actuele overzichten, geen automatisme is. Terwijl het juist ook een automatisme zou moeten zijn!