Veel organisaties hebben moeite om hun strategie om te zetten in concrete acties. Een versnipperd overzicht van initiatieven, door de organisatie verspreide data en ineffectieve communicatie zorgen ervoor dat de bedrijfsvoering niet goed aansluit op de strategie. Hoe kan je als management in deze situatie in control komen over de koers van de organisatie? En hoe zorg je voor een soepele uitvoering van strategische initiatieven? Het antwoord ligt in een beproefde Japanse managementtechniek: Obeya.
Een Obeya is een fysieke of virtuele ruimte waar alle essentiële informatie over strategische doelen, kernprocessen en lopende initiatieven samenkomt. Het principe is afkomstig uit de Lean-filosofie en Toyota-productiemethodes. Het idee is om een “warroom” te creëren waarin de strategie, de taken en activiteiten waaraan de teams werken en prestaties visueel zichtbaar zijn. Het leiderschap en de teams komen hier frequent, vaak op wekelijkse of soms zelfs dagelijkse basis, samen om:
Traditionele vergaderingen zijn vaak minder frequent, gefragmenteerd en beperkt in scope. Obeya zorgt voor een completer overzicht van de gehele organisatie, in plaats van slechts inzicht in losse onderdelen van afdelingen of projecten. Het laat in één oogopslag zien wat het doel en de visie en missie van de organisatie is, waar door teams aan gewerkt wordt, hoe de mijlpalen verbonden zijn met de strategie en hoe het ervoor staat met de activiteiten. Dit zorgt er niet alleen voor dat problemen sneller opgelost kunnen worden, maar ook dat er wendbaarder gereageerd kan worden op veranderingen die je ongetwijfeld gaandeweg tegenkomt.
Voor C-level management biedt Obeya grote meerwaarde op strategisch vlak. In plaats van te vertrouwen op rapportages die vaak vertraagd of onvolledig zijn, kunnen leiders in een Obeya-omgeving realtime informatie visualiseren en direct inspelen op kansen en bedreigingen in hun organisatie en haar omgeving. Het stelt leiders in staat om beter geïnformeerde beslissingen te nemen, de consequenties van die beslissingen te overzien, proactief in te grijpen bij problemen en sneller activiteiten bij te sturen wanneer de omstandigheden dat vereisen.
Teams in grote organisaties zijn geneigd lokale (of eigen) prioriteiten te volgen zonder volledige afstemming op de bredere organisatiedoelen, waardoor alignement creëren vaak een uitdaging is. Het grootste voordeel van een strategische Obeya is dat het creëren van aansluiting tussen de langetermijnvisie van de organisatie en de dagelijkse uitvoering van initiatieven goed georganiseerd wordt. Door regelmatig in de Obeya samen te komen, kunnen leiders en hun teams ervoor zorgen dat de strategische doelen voortdurend worden vertaald naar actiepunten die daadwerkelijk bijdragen aan de organisatie doelen. En hebben de teams veel beter zicht op de impact die zij met hun inspanning leveren.
Een Obeya-ruimte bevordert transparantie op alle niveaus van de organisatie. Door in één oogopslag toegang te hebben tot data, voortgangsindicatoren en andere belangrijke prestatiemetingen, ontstaat er een cultuur van openheid. Dit is vooral belangrijk voor leiderschap, omdat het hen in staat stelt om tijdig te identificeren waar potentiële risico’s liggen of waar knelpunten zich kunnen voordoen. Dit verkort niet alleen de reactietijd, maar bevordert ook een omgeving waarin continue verbetering en wendbaarheid centraal staan.
Een succesvolle Obeya gaat verder dan alleen het delen van data en indicatoren; het vereist ook een verandering in gedrag. Om de kracht van Obeya optimaal te benutten, moeten de leiders en teams een cultuur van vertrouwen en zelforganisatie omarmen. Dit betekent dat teams meer autonomie krijgen om beslissingen te nemen op basis van de informatie die in de Obeya-ruimte wordt gevisualiseerd. Het leiderschap speelt hierin een cruciale ondersteunende rol door belemmeringen weg te nemen en ruimte te geven voor experimenteren en leren. Er is dus vaak ander gedrag van het management nodig. Deze gedragsverandering is essentieel voor het bevorderen van een omgeving waarin zelforganiserende teams gedijen en wendbaarheid daadwerkelijk kan worden gerealiseerd.
Hoewel de oorspronkelijke Obeya is ontworpen in de fysieke ruimte, biedt de digitalisering tal van mogelijkheden om deze methode ook in een virtuele ruimte toe te passen. Digitale Obeya-tools maken het mogelijk voor teams, verspreid over verschillende locaties, om in real-time samen te werken aan strategische initiatieven. C-level management kan profiteren van technologieën zoals dashboards en data-analytics om de Obeya-ervaring naar een hoger niveau te tillen. Dit sluit perfect aan bij de huidige hybride werkmodellen en de toegenomen focus op en beschikbaarheid van digitalisering binnen organisaties.
Voor C-level management is de virtuele Obeya een uitstekende mogelijkheid om overzicht en focus te behouden in grotere organisaties en complexere omgevingen. Door gebruik te maken van deze holistische aanpak, helpt Obeya om zowel strategische doelen beter te definiëren als ook het daadwerkelijk realiseren van die doelen. In een tijd waarin organisaties wendbaarder dan ooit moeten zijn, zal Obeya fungeren als het verbindende element tussen de visie van de top en de dagelijkse uitvoering op de werkvloer.
Obeya biedt C-level management een krachtig instrument om strategie om te zetten in actie. Door een helder, visueel en gedeeld overzicht te creëren van alle belangrijke bedrijfsprocessen en strategische initiatieven, kunnen leiders beter geïnformeerde beslissingen nemen en sneller reageren op veranderingen in hun omgeving. Nu digitaal transformeren en wendbaar worden belangrijk zijn voor organisaties om impact te vergroten, is het omarmen van Obeya niet langer een optie, maar een noodzaak.
Benieuwd of Obeya voor jullie interessant kan zijn? Onze expert Rob Kobussen denkt graag met je mee. Plan direct een afspraak in zijn agenda om kort te kunnen sparren.