Vijf tips voor een succesvolle aanbesteding

Sinds jaar en dag worden Europese aanbestedingen succesvol doorlopen om daarna tijdens de contractfase te ontdekken dat het eisenpakket toch niet helemaal toereikend was. Meer werk is vaak het gevolg. Een leverancier die daar handig mee omgaat, kan zo z’n omzet behoorlijk bijplussen.

Zo’n contract leidt uiteindelijk alleen maar tot verliezers, zowel aan de zijde van de opdrachtgever als aan de zijde van (het imago) van de leverancier. Laat staan dat de gebruiker krijgt wat hij werkelijk nodig heeft, en als hij het al krijgt is de vraag hoeveel dat dan uiteindelijk heeft gekost. De oorzaak van dat ‘verliesgevoel’ is veelal gelegen in het te laat starten met de voorbereidingen van de inkoop. Hierbij een vijf-tal tips die kunnen helpen om iets meer grip te krijgen op deze ongewenste situatie:

Tip 1: Begin ruim op tijd met de voorbereidingen

Veelal loopt het contract ‘binnenkort’ af. Door tijdgebrek wordt snel het oude programma van eisen gepakt en ‘up-to-date’ gebracht. Echter, wie verzint die eisen? Welke schrijver wordt aan het werk gezet om de verschillende beelden uit de hoofden van mensen op papier te krijgen, af te stemmen en te integreren? Naast eisen, is ook het formuleren van een goed doordachte inkoopstrategie een must. Hoe ziet de markt er vandaag uit? Welke behoeften kunnen worden gebundeld of dienen juist gescheiden te worden? Is een dergelijke strategie juridisch houdbaar? Welke wet- en regelgeving is van toepassing en hoe kan die behulpzaam zijn? Deze en nog meer vragen zijn typisch voor een voorbereiding. Het beantwoorden ervan kost tijd. Reken zo op een doorlooptijd van drie tot zes maanden, in het gunstigste geval.

Tip 2: Betrek een business-verantwoordelijke als opdrachtgever

Een open deur: wie kan verzinnen wat functioneel gewenst is? Wat zijn de doelen die gerealiseerd dienen te worden? Vaak wordt vanuit ‘aanbod’ geredeneerd en wordt de toegevoegde waarde er voor de gebruiker bij gezocht. Redeneer eens vanuit de behoefte, vanuit de ‘vraag’. Het betrekken van een business-verantwoordelijke als opdrachtgever voor de aanbesteding kan focus aanbrengen, het aanbestedingsteam op het gewenste doel te laten richten en hen daarop gericht te houden. En daarbij ook – niet onbelangrijk – aangeven welk budget beschikbaar is. En zo komen we bij tip 3.

Tip 3: Stel vast welk probleem je gedurende de contractperiode wilt oplossen

Een aanbesteding doen is op zichzelf een investering die moet renderen. De periode waarover je de investering terug moet verdienen en het rendement wilt halen is veelal beperkt tot de doorlooptijd van het contract, meestal vermeerderd met de optionele verlengingen. Dat vraagt juist om wendbare contracten, want wie heeft de glazen bol waarbij de toekomst helder in beeld wordt gebracht? Die wendbaarheid is geen bedreiging maar een kans. Meestal kunnen in een aantal jaren al lang gekoesterde wensen worden gerealiseerd. Door een goede analyse te maken van bijvoorbeeld de top-10 ergernissen en deze te generaliseren, kan een begin worden gemaakt met het formuleren van een probleemstelling. Zo kan de investering in een nieuw contract ook op functioneel niveau renderen.

Tip 4: Stel communicatie met de markt niet uit

Vaak is er geen tijd voor een marktanalyse. Toch is het nodig om marktpartijen te vinden die je probleem herkennen en bereid zijn om bij te dragen aan de oplossing. Welke marktpartijen zijn er? Hoe ziet hun ‘verdienmodel’ er uit? Wat voor marges worden gemaakt? Is de markt volwassen of niet? Hoe denkt de markt over het geformuleerde probleem? Mag verwacht worden dat marktpartijen een bijdrage aan de oplossing gaan leveren? En welke condities kunnen worden meegenomen om een betere aansluiting met de markt te vinden? Zowel contractueel als ook geformuleerd in het eisenpakket? Begin vandaag nog met de marktanalyse. De tijd dringt!

Tip 5: Focus eens op het selecteren van een expert

Een tip die aansluit bij de vernieuwende ‘prestatie-inkoop’ aanpak in inkoopland is om het ‘klassieke’ eisenpakket de deur uit te doen. Focus bij prestatie-inkoop ligt uitsluitend op de opdrachtformulering, op het doel, op het probleem. En op het selectieproces om de beste expert te selecteren. Vind die beste marktpartij, degene die je probleem begrijpt. Eentje die aan de hand van bewezen ervaring kan onderbouwen dat al vaak en eerder een dergelijke klus naar tevredenheid is geklaard. Wat dat van de opdrachtgever vraagt? Een andere mindset: de vrager is namelijk expert wat betreft zijn probleem en de marktpartij is – echt waar – expert op de oplossing. Om vraag en aanbod bijeen te brengen moet de dialoog niet stoppen na de marktanalyse, maar beheerst worden gecontinueerd tijdens (en na) het inkoopproces.