Disclaimer: Deze referentie is afgegeven voor de TiM Groep. De TiM Groep maakt sinds 31 mei 2023 deel uit van Strict en de merknaam is vervallen derhalve is de naam TiM vervangen door Strict.
Lourens Visser is directeur directe informatievoorziening/ CIO bij het ministerie van justitie en veiligheid (DJI). DJI levert een bijdrage aan de veiligheid van de samenleving door de tenuitvoerlegging van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen en door de aan onze zorg toevertrouwde personen de kans te bieden een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen.
“In normale omstandigheden heeft iedereen die korte of langere tijd moet ‘zitten’, het recht om in contact te kunnen staan met de buitenwereld. Uiteraard onder strakke voorwaarden. Vaste telefonie speelt daarin een cruciale rol. Je kunt stellen dat deze voorziening voor onze doelgroep (die overigens zelf de belkosten betaalt) op bijna hetzelfde niveau staat als eten en drinken. De veiligheidseisen zijn streng: er mag natuurlijk absoluut geen sprake zijn van ‘voortgezet crimineel handelen’ via de telefoon.
Er lag dan ook nogal wat druk op het plan om de bestaande vaste telefonie te vervangen door een nieuw systeem. Bij enige vorm van hapering zouden we al snel de voorpagina’s halen. Gelukkig werd het een project ‘uit het boekje’. Gedegen, optimale voorbereiding. Faire aanbesteding die een juiste leverancier opleverde en een geruisloos verlopende migratie.
De leveranciers kenden onze organisatie van haver tot gort, zodat het maatwerk (sommige inrichtingen kennen fysieke verschillen) soepel verliep. En, cruciaal voor het succes: het stakeholdermanagement. Het projectteam geleid door de Strict projectmanager nam iedereen mee, met een op maat gemaakte communicatie-toolkit. Zo kende een verantwoordelijke medewerker op locatie precies de status van de uitrol, zodat hij het juiste antwoord kon geven op vragen. Wat mij betreft een schoolvoorbeeld van hoe een project zou moeten verlopen.”
Telefoneren
Iedereen die aan de zorg van het Ministerie van Justitie en Veiligheid is toevertrouwd in een Rijksinrichting, heeft op enig moment het recht om in contact te kunnen staan met de buitenwereld. De beschikking over een vlekkeloos werkende, veilige lijn, is voor alle partijen cruciaal. Zowel voor de inrichtingen als voor de justitiabelen. De justitiabelen betalen zelf de belkosten vanaf hun rekening courant. De vervanging was tevens een geschikt moment om verbeteringen te realiseren. Bijvoorbeeld om een gepersonaliseerd belaccount te introduceren en real-time opwaarderen van het beltegoed in te stellen.
Communiceren op persoonsniveau
De Strict projectmanager was verantwoordelijk voor het gehele project vanaf de projectvoorbereiding tot en met het aanbestedingstraject en de migratie naar de nieuwe telefonievoorziening. In totaal ging het om 35 inrichtingen (variërend van huizen van bewaring, gevangenissen, jeugdinrichtingen tot aan TBS-klinieken en detentiecentra).
“ Strict heeft onze organisatie goed doorgrond – de projectmanager is waarschijnlijk bij meer inrichtingen binnen geweest dan ik. Hij beschikte daardoor niet alleen over gedetailleerde kennis van de fysieke en technische aspecten van onze organisatie, maar ook van de verschillen tussen de stakeholders. Daardoor konden wij tijdens het project bijna op persoonsniveau communiceren – een crux voor het succesvolle verloop ervan.” Aldus Lourens Visser.
