‘Kwartiermaken’ - de basis voor een succesvol project

Wat is het? 

Voordat troepen soldaten naar de frontlinie worden gedirigeerd, worden daar eerst kwartiermakers naartoe gestuurd om de nodige voorbereidingen te treffen (locatie, tenten, keuken, etc.).  

In de wereld van IT-projecten is dat vergelijkbaar. Voordat een projectteam kan onboarden moet een kwartiermaker, vaak de projectmanager, eerst zaken opzetten en inrichten. In deze blog gaan we dieper in op de belangrijkste aspecten van het kwartiermaken voor IT-projecten en illustreren we deze met verschillende concrete voorbeelden uit de praktijk. 

Stakeholderanalyse 

Een belangrijk begin is het verkennen van de organisatie en de belanghebbenden. Er bestaan verschillende manieren om stakeholders in kaart te brengen, met onderscheid qua belang, invloed en communicatiebehoefte. Zo zit er een verschil in hoe je eindgebruikers, IT-beheerders en stuurgroepleden betrekt bij jouw project. 

Een cruciaal onderdeel in deze fase is om een goed beeld te vormen van de eindgebruiker. Het begrijpen van wie het projectresultaat zal gebruiken en wat hun behoeften zijn, is van onschatbare waarde voor het succes van het project. Een treffend voorbeeld hiervan is een applicatie ontwikkelproject in een groot bedrijf. De eindgebruikers hadden verschillende wensen en eisen over deze applicatie. De projectmanager stelde daarvoor een klankbordgroep samen met vertegenwoordigers van de eindgebruikers om hun inzichten en feedback te verzamelen. Dit resulteerde in een beter afgestemd projectresultaat dat de behoeften van de gebruikers nauwkeurig weerspiegelde. 

Naast de eindgebruikers moeten ook andere stakeholders, zoals beheerders en consultants, betrokken worden bij het project. Het belang van effectief stakeholdermanagement wordt geïllustreerd door een voorbeeld waarbij een projectmanager bij de implementatie van een nieuw Artificial Intelligence toegangsbeheersysteem nauw samenwerkte met de IT-beheerders. Door hun input en samenwerking werd het nieuwe AI-systeem naadloos geïntegreerd in het bestaande toegangsbeheersysteem, met minimale onderbrekingen voor de gebruikers. 

Planvorming 

Een goed projectplan is niet alleen het uitgangspunt voor de op te leveren producten, tijd en kosten, maar vooral ook een helder beeld van waarom het project op aarde is, hoe er (samen)gewerkt wordt en hoe het project is georganiseerd. Een duidelijk projectplan geeft de projectleden en eindgebruikers dus een goed beeld van het beoogde eindresultaat en de weg daar naartoe. Een helder projectplan is daarom ook van grote waarde om mensen op een eenduidige manier te kunnen onboarden bij het project. Het is dus belangrijk om bij het kwartiermaken een duidelijk projectplan op te stellen, waardoor het voor alle stakeholders helder is wat er wanneer van hen verwacht wordt, en wat zij uiteindelijk aan het projectresultaat zullen gaan hebben. 

Besturing 

Als projectmanager is het belangrijk om in de fase van kwartiermaken de besturing van het project binnen de organisatie te borgen, met name door een effectieve stuurgroep te formeren. Hoe wordt het project bestuurd? Prince 2 is hier heel duidelijk over: door de Opdrachtgever, Senior User en Senior Supplier. Bij uitzondering kan hier natuurlijk van afgeweken worden, maar niet zonder reden. Volgens de Agile methode wordt er een Product Owner, een Scrum Master en een Development Team aangesteld. Deze mensen besturen samen het project op basis van het streven naar consensus. Welke methodiek ook wordt toegepast, het is voor ieder project van belang dat er van tevoren helder is vastgesteld wie welke verantwoordelijkheid en beslisbevoegdheid heeft. Door tijdens het kwartiermaken al vast te leggen hoe de besturing van het project ingevuld zal worden, voorkom je discussie tijdens beslissende momenten zoals besluitvorming of escalaties. 

Teamsamenstelling 

Een cruciaal aspect is uiteraard het samenstellen van een projectteam dat zowel passend als flexibel is. Het begint met het identificeren van de bestaande en beschikbare expertises binnen de organisatie en het aanvullen daarvan met externe resources indien nodig. Stel je bijvoorbeeld een organisatie voor die een nieuw digitaal platform wil ontwikkelen. De projectmanager zal samenwerken met interne ontwikkelaars en ontwerpers, maar kan ook externe IT-consultants inzetten om gespecialiseerde kennis aan het team toe te voegen.  

Vanuit Strict zien wij teamsamenstelling als één van de belangrijkste aspecten van het kwartiermaken in een project. Immers, zonder de juiste mensen op de juiste plaatsen zal het project minder kans van slagen hebben! Als wij een team samenstellen letten we op de verschillende fases in het project. Zo kan de projectmanager bij het opstarten van het project het beste worden ondersteund door IT-architecten om de architectuur klaar te stomen. Later in het project zijn er vaker consultants nodig die gespecialiseerd zijn in het inrichten van beheer. Wij vinden het dus belangrijk dat de juiste mensen op het juiste moment op de juiste plaats zitten. Om de klant hierbij te helpen bieden wij vaak een ‘fixed price’ resultaatverplichting aan, in plaats van één bepaalde resource. Door het aangaan van een resultaatverplichting is de klant verzekerd van een resultaat met de juiste expertise op het juiste moment. 

Communicatie 

Tijdens het kwartiermaken moeten qua communicatie kaders worden opgesteld en processen worden ingeregeld. Hoe zal het team communiceren over de voortgang van het project? Wie moet op welk moment worden geïnformeerd? Door het antwoord op deze vragen vast te leggen voordat het project echt van start gaat, kan er een hoop verwarring en misverstanden worden voorkomen. Neem bijvoorbeeld de implementatie van een nieuw toekomstbestendig netwerk voor een groot transportbedrijf. Door heldere communicatieafspraken vast te leggen, kon het projectteam regelmatig updates delen met de verschillende afdelingen, waardoor iedereen op de hoogte bleef van de voortgang.  

Een van de manieren om communicatie te stroomlijnen en te vereenvoudigen is het visualiseren van voortgang en resultaten. Bij Strict gebruiken onze projectmanagers hiervoor diverse templates en ‘best practices’ die beschikbaar zijn binnen de digitale Strict bibliotheek. Door gebruik te maken van vaste templates die bijvoorbeeld voortgang visualiseren, zorg je ervoor dat de communicatie richting stakeholders een vast stramien aanhoudt qua vorm en cadans. Hiermee creëer je rust en overzicht bij de stakeholders. Tijdens het kwartiermaken is het belangrijk om alvast na te denken over hoe je de communicatiestromen in je project voor alle stakeholders zo helder mogelijk gaat inrichten. 

Kick-off 

Klap op de vuurpijl van een kwartiermaker is vaak de kick-off. Hoewel we in deze tijd van hybride werken steeds meer gewend zijn om belangrijke zaken via het scherm te communiceren, blijft een fysieke meeting voor de kick-off vaak wel het beste medium. Tijdens deze meeting is het belangrijk dat de projectteamleden aanwezig zijn en met hen het projectplan wordt doorlopen. Dit is de uitgelezen kans om nogmaals ieders rollen en verantwoordelijkheden te benoemen en samen werkafspraken te maken. Na het serieuze gedeelte van de kick-off is het tijd voor wat informelere toenadering tot elkaar onder het genot van een borrel. De stakeholders zijn aangehaakt, het plan is duidelijk en het team wil aan de slag. De klus van de kwartiermaker zit erop. 

Conclusie 

Kwartiermaken zorgt voor een stevige basis in het project door effectieve stakeholderanalyse, het maken van een projectplan, het samenstellen van een flexibel team, duidelijke en visuele communicatie, en een sterke kick-off. Door deze aspecten goed in te vullen bij het kwartiermaken, vergroot je de kans op een succesvol project dat blijvende waarde toevoegt aan de organisatie.