Stop de chaos, krijg weer focus als MT

Herken je dit? Je loopt van managementvergadering naar managementvergadering, ontvangt een flinke stroom e-mails en wordt continu gevraagd om prioriteiten te stellen voor je teams. En hoewel je erin slaagt om je doelen overtuigend te verwoorden, merk je dat je het overzicht kwijtraakt. De voortgang van initiatieven, de status van projecten, en de algehele prestaties ten opzichte van de strategische doelen lijken onduidelijk. Je doet je best in vergaderingen om zo veel mogelijk aandacht en middelen te krijgen voor de initiatieven die jouw teams oppakken, maar toch voelt het alsof er iets ontbreekt. Het lijkt alsof je vastzit in een cyclus van reageren in plaats van sturen. 

Communicatie tussen afdelingen schiet tekort 

Waarom is het zo lastig om grip te houden op de uitvoering van strategische plannen? Een van de oorzaken zijn silo’s binnen de organisatie. Teams werken geïsoleerd aan hun eigen projecten, zonder dat er genoeg afstemming is over hoe hun inspanningen bijdragen aan de overkoepelende bedrijfsdoelen. De communicatie tussen afdelingen schiet vaak tekort, wat leidt tot misverstanden en inefficiënties. Daar kun jij als manager het verschil maken dor betere afstemming en communicatie te faciliteren. 

Maar het ontbreekt aan een centrale plek waar alle informatie samenkomt. Onze huidige tools bieden wel stukjes data, maar missen de samenhang. Spreadsheets, e-mails en dashboards vertellen elk hun eigen verhaal, maar ze geven je niet het volledige actuele plaatje. Dit maakt het moeilijk om afhankelijkheden tussen afdelingen en projecten tijdig te herkennen, wat weer leidt tot vertragingen en gemiste kansen. 

Gebrek aan overzicht 

Bovendien verandert de omgeving voortdurend. Strategieën moeten regelmatig worden bijgestuurd zodat ze in lijn zijn met snel veranderende (markt)ontwikkelingen. Het effect is dat teams en management moeite hebben om bij te blijven en de richting te begrijpen. Zonder een duidelijk overzicht ontstaat er chaos en worden beslissingen vaak ad hoc genomen, wat de effectiviteit van de uitvoering schaadt.  

Het belang van overzicht en inzicht krijgen 

Je hebt als manager dus behoefte aan overzicht en inzicht. Actuele data die in lijn is met de ingezette koers. Zodat je de informatie inzichtelijk en visueel beschikbaar hebt die je helpt om je rol als manager effectief uit te voeren. 

Ook teams hebben net als jij behoefte aan overzicht en inzicht. Het helpt teams enorm wanneer zij weten waar ze staan, wat er van hen verwacht wordt en hoe hun werk past in het bredere plaatje. Hierdoor zijn ze in staat veel effectiever te werken. Ze begrijpen welke initiatieven prioriteit hebben en hoe die bijdragen aan de algemene strategie van de organisatie. Dat geeft niet alleen een gevoel van richting, maar ook van voldoening. Het zorgt ervoor dat iedereen zijn steentje bijdraagt aan hetzelfde doel, wat de samenwerking en de prestaties alleen maar ten goede komt. 

De oplossing: Obeya 

Een manier om meer inzicht te krijgen is het creëren van een Obeya. Dit is een beproefde Japanse techniek, waarmee je een fysieke of virtuele ruimte creëert waar alle essentiële informatie over strategische doelen, kernprocessen en lopende initiatieven samenkomt. Dit zorgt voor een actueel overzicht zodat iedereen het juiste inzicht en overzicht heeft. Je komt hier dan ook niet alleen met het MT regelmatig samen, maar juist ook met alle teams. 

In de blog ‘Wat is Obeya’ lees je meer over wat een Obeya is en hoe je de kracht ervan benut.