ICT-infrastructuur middelen vervangen terwijl alles nog prima werkt? Tien redenen waarom het anders kan – Deel 2: Aanpak

In het tweede deel van deze blog worden aan de hand van een stappenplan, relevante aspecten behandeld, als levensduur verlenging serieus wordt overwogen.

Korte terugblik

In deel 1 van dit blog hebben we gezien dat een organisatie, na het ontvangen van een End-Of-Service statement van een leverancier, reserves kan hebben bij het zonder meer vervangen van ICT-infrastructuur assets.

Hierbij is nog opgemerkt, dat een belangrijke aanleiding om wél te vervangen gelegen kan zijn in discontinuïteit van dienstverlening van andere partijen. Dit kan bijvoorbeeld spelen in de beheeromgeving van de assets, bijvoorbeeld;

• Als een remote beheer voorziening met modems niet meer kan worden gebruikt;
• Als het beheer van een datagateway opnieuw (onvolledig) is aanbesteed en de nieuwe leverancier deze toepassing heeft uitgesloten;
• Of als een partij heeft besloten geen ondersteuning meer te leveren voor een bepaald besturingssysteem wat gebruikt wordt in delen van het systeem.

Andere aspecten die voor vervanging kunnen pleiten, zijn o.a.:

• Security issues;
• Energieprijzen, als nieuwe apparatuur zuiniger blijkt.

Het alternatief: Verlengen van de levensduur

Als met een aantal maatregelen kan worden bewerkstelligd dat de assets langer mee kunnen, kan dat de organisatie evenwel belangrijke voordelen bieden:

• Er is minder investering nodig, hierdoor uiteindelijk een lagere TCO.
• Levensduur verlengende maatregelen kunnen interessant zijn als een beperkte periode moet worden overbrugd, waarin de apparatuur “nog even” mee moet. Hierdoor wordt desinvestering vermeden.
• Het doorvoeren van levensduur verlengende maatregelen kan minder complex zijn dan een vervanging en zal mogelijk een minder grote claim op beschikbare resources leggen.

Een aanpak

Het onderzoeken van de haalbaarheid van levensduur verlenging en de mogelijke follow-up kan als volgt plaatsvinden.

1. Technische staat en levensverwachting
   Om te kunnen vaststellen of het überhaupt zinvol is de levensduur van de assets te verlengen zal eerst moeten worden vastgesteld in welk levensduur stadium de betreffende apparatuur zich bevindt. Een apparaat dat aan het einde van haar levensduur is zal in het algemeen moeten worden vervangen. Fabrikanten geven informatie over de verwachte levensduur van hun componenten. Hierbij is opgemerkt, dat deze informatie statistische onzekerheden zal bevatten en hieraan geen garanties ten aanzien van levensduur zal kunnen worden ontleend. Verder is opgemerkt:
   • Blikseminslag kan na enige tijd leiden tot onvoorspelbaar functionerende apparatuur, ook al lijkt er in eerste instantie niets aan de hand.
   • Soms kan een deel van de storingen worden herleid tot bepaalde componenten, die gemakkelijk kunnen worden vervangen. Het is dan wel zaak de impact van deze defecte componenten op de rest van de apparatuur vast te stellen.
     Voorbeeld: Als een defecte voeding een tijd lang een te hoge spanning levert, hoeft dit niet direct tot uitval te leiden, maar kan de levensduur van de achterliggende verbruikers significant worden bekort.
2. Co-makership
   Het in stand houden van apparatuur waarvoor geen ondersteuning van de fabrikant meer beschikbaar is, is niet voor iedereen weggelegd. Het is dan ook belangrijk een partij te vinden die in het traject wil participeren en die later over voldoende technisch-inhoudelijke kennis beschikt om het tweede- en derdelijns beheer op te pakken. Dit kan de partij zijn waarbij de instandhouding nu al is belegd. Mogelijke risico’s op langdurige uitval zullen gezamenlijk moeten worden overeengekomen en gemitigeerd. Enkele tips:
   • Stel vast wat er van de partij wordt verwacht?
   • Is er voldoende technisch-inhoudelijke kennis en hoe kan deze worden geborgd?
   • Is het interessant genoeg voor ze om te participeren?
   • Ga na of de huidige partij, die belast is met het onderhoud en de instandhouding, bereid is mee te werken aan het verlengen van de levensduur.
3. Welke levensduur verlengende maatregelen
   Aan de hand van een vooronderzoek kan worden vastgesteld welke maatregelen het beste kunnen worden genomen om het gewenste effect te krijgen. Hierbij kan worden gedacht aan;
   • Inkoop van extra componenten, voor zover nog mogelijk. Voorafgaand hieraan is het belangrijk te analyseren welke onderdelen relatief vaak moeten worden vervangen en welke onderdelen moeilijk verkrijgbaar zullen zijn. Voorbeelden van op termijn moeilijk verkrijgbare onderdelen kunnen zijn:
     • ASICs, dit zijn IC’s die voor een specifieke toepassing zijn ontworpen en die niet algemeen verkrijgbaar zijn. ASICs kunnen niet zomaar door derden worden gereproduceerd;
     • Mechanische contacten, speciale connectoren, backplanes;
     • Multilayer PCB’s;
     • Opto-elektronische omzetters, laserdioden. Deze onderdelen degraderen gedurende hun levensduur en worden na verloop van tijd onbruikbaar;
     • Bepaalde typen halfgeleiders, idem.
   • Overnemen van systemen van andere organisaties. Sommige onderdelen van deze systemen kunnen goed worden heringezet of gebruikt als reservevoorraad;
   • Preventief vervangen van onderdelen;
   • Verbeteren van de omgevingscondities. Stof en vuil zorgen voor verminderde geleiding bij connectoren en schakelaars. Sporen van ongedierte in de apparatuur zelf kunnen leiden tot corrosie en uitval. Het effect van water op elektronica is algemeen bekend;
   • Verbetering van de omgevingstemperatuur, bijvoorbeeld door extra koeling toe te passen of door het verminderen van de warmteproductie van de apparatuur zelf. De levensduur van halfgeleiders vermindert met de helft bij iedere 10 graden stijging van de junctietemperatuur.
   • Om sneller te kunnen vaststellen dat apparatuur richting het einde van haar levensduur gaat, kan het onderhoudsplan worden aangepast.
4. Implementeer
   Zoek een partij die in staat is de maatregelen te implementeren. Maak een plan en implementeer de maatregelen.
5. Evalueer
   Stel na afloop vast in hoeverre de maatregelen effect hebben gehad. 

Conclusie

In een aantal gevallen blijkt er na een End-Of-Service statement van de leverancier wel degelijk een alternatief voor het aanvankelijk voorgestelde vervangingstraject. Hierdoor is het niet meer noodzakelijk dat de ICT-infrastructuur middelen direct worden vervangen.

Een alternatief kan bestaan uit een samenstel aan maatregelen die de levensduur van de assets verlengt. Dat kan een uitkomst zijn, als er op dat moment geen vervangend product beschikbaar is, dat voldoende in de behoeften van de organisatie of afnemers voorziet.

Wel is het belangrijk vooraf gedegen onderzoek te doen naar de maatregelen en vast te stellen of deze voldoende zijn voor de beoogde levensduur verlenging. Als hierbij samen wordt opgetrokken met de partij die belast is met de instandhouding kan dat waardevol zijn.