ICT infrastructuur middelen vervangen terwijl alles nog prima werkt? Tien redenen waarom het anders kan – Deel 1: “Bezint eer ge begint…”

Kent u dat?

Jullie leverancier of beheerorganisatie vertelt je middels een End-Of-Service statement, dat jullie ICT-infrastructuur assets zijn verouderd en moeten worden vervangen. Meestal worden dit soort mededelingen dan vergezeld van een verzoek om een stevig budget voor een vervangingstraject. Geld en middelen die je eigenlijk voor andere zaken had willen gebruiken. Dit alles, terwijl ICT-projecten binnen jouw organisatie niet de reputatie hebben altijd volledig volgens vooraf overeengekomen condities te leveren en daarnaast nog wel eens een grotere claim blijken te leggen op schaarse resources dan aanvankelijk voorzien, ook al zijn de oorzaken nog zo legitiem.

In dit artikel laten we zien dat het in een aantal gevallen anders kan, dan wat op het eerste gezicht onvermijdelijk lijkt.

Vervangen, of…?

Tot dusver is het in de ICT gebruikelijk, dat bij het aflopen van een servicecontract, de leverancier de ondersteuning van de apparatuur opzegt en adviseert over te gaan tot vervanging. Vaak wordt in dergelijke situaties voorbijgegaan aan de mogelijkheid dat de apparatuur met enkele ingrepen in een aantal gevallen nog jaren mee zou kunnen.

Vooral in huidige tijden van schaarste aan grondstoffen en hierdoor hogere aanschafkosten en langere levertijden, kan worden overwogen de apparatuur langer in bedrijf te houden. Dit alles vooropgesteld, dat de apparatuur nog steeds voor het beoogde doel inzetbaar is en functioneel voorziet in de behoefte van de organisatie dan wel dienstverlening aan klanten.

De nuloptie of “papieren verlenging”

Als ervan uitgegaan wordt dat een leverancier niet zomaar zal aangeven dat de assets moeten worden vervangen, zal het voortzetten van de instandhouding met de huidige assets zonder aanvullende maatregelen geen vanzelfsprekende zaak zijn. De huidige partij bij wie de instandhouding is belegd zal in het algemeen niet geneigd zijn spontaan mee te werken aan een levensduur verlenging zonder verdere afspraken te maken.

En er zijn tal van valide redenen voor:

• Het product is volgens de fabrikant verouderd en de productie is beëindigd;
• Er worden geen vervangende onderdelen meer geproduceerd;
• De support technici zijn elders ingezet;
• De nieuwe eigenaar heeft na overname van de fabriek om strategische redenen de productie en support beëindigd.

Voortzetten van de huidige dienstverlening onder aangepaste condities zoals op basis van best effort, kan desondanks worden overwogen, als het om apparatuur gaat die wordt ingezet in ondersteunende processen, waar een afnemende uptime acceptabel is, én er binnen afzienbare tijd vervangende middelen beschikbaar zijn. Maar als blijkt dat onbeschikbaarheid aantoonbaar leidt tot verlies aan productiviteit en onvrede in de organisatie en bij klanten op de loer ligt, is de keuze voor een ander scenario snel gemaakt.

Hoe gaat het elders?

Buiten de ICT is het al lang gemeengoed dat relatief kostbare assets na een aantal jaren een opknapbeurt krijgen, om vervolgens een tweede of derde leven te krijgen. Voorbeelden hiervan zijn bruggen en tunnels, gebouwen, schepen, vliegtuigen, rollend materieel, maar ook delen van vitale infrastructuur zoals energiecentrales.

De reden dat deze werkwijze in de ICT minder gebruikelijk is, is dikwijls gelegen in de snelle technologische ontwikkelingen die de branche voortdurend doormaakt, waardoor “nieuw” vaak meer waar biedt voor minder geld, nog afgezien van een fenomeen wat ook wel bekend staat als “technology push”.

Bij consumentenelektronica als smartphones kennen we het principe trouwens al wel, namelijk als “refurbishen”. Deze laatste markt maakt momenteel een professionaliseringsslag door, mede gesteund door regelgeving vanuit Brussel.

Alles vervangen? Overwegingen…

Naast overwegingen die te maken hebben met het streven naar meer milieuvriendelijk en maatschappelijk verantwoord ondernemen, zijn er legio redenen te vinden waarom organisaties liever niet vanzelfsprekend beginnen aan een massale vervanging van de bewuste ICT-assets. Een aantal veel voorkomende zijn (in willekeurige volgorde):

• “Er is onvoldoende geld beschikbaar.” Of meer specifiek: Er is geen valide business case te maken voor vervanging;
• “Vernieuwen voegt onvoldoende toe voor onze organisatie”. Hierbij is opgemerkt:
  Als de apparatuur bij een grote storing gedurende langere tijd niet kan worden gebruikt en niemand hierop aanslaat, is het te overwegen alles maar meteen te ontmantelen;
• “Er is gewoon geen vervangend product.” Dit is bijvoorbeeld het geval als we te maken hebben met een niche-toepassing, die niet van de plank af beschikbaar is en waar geen enkele leverancier brood in ziet iets voor te ontwikkelen;
• “Ik krijg al pijn in mijn buik als ik aan vervanging denk.” Vervanging blijkt technisch en/of organisatorisch complex. De te vervangen apparatuur kan zich op praktisch moeilijk bereikbare plaatsen bevinden. Of er is geen plek om iets nieuws te plaatsen, geen energie, koeling, kabelduct, je mag er niet zomaar bij, enzovoort;

• “We weten niet meer precies hoe alles ooit aan elkaar is geknoopt.” Configuratiegegevens en documentatie zijn niet altijd bijgehouden, medewerkers vertrokken, een leverancier die niet alle informatie deelt, koppelvlakken met andere systemen blijken niet gestandaardiseerd of niet meer gangbaar. Dit alles, met zekere afbreukrisico’s bij vervanging als gevolg.

• “Externe issues”, met impact op levertijden, bijvoorbeeld als gevolg van schaarste, conflicten, pandemieën, natuurverschijnselen, zeker actueel in deze tijd;
• “Daar branden we ons niet aan.” Er is niemand te vinden met de juiste expertise die het vervangingstraject kan of wil begeleiden;
• Koudwatervrees door slechte ervaringen bij de vorige migratie;
• Zelfbenoemde stakeholders. Als de organisatie er lucht van krijgt dat er iets nieuws komt, kunnen ogenschijnlijk welwillenden zich als “sponsoren” manifesteren, die het vervangingstraject vervolgens vooral blijken te willen gebruiken om hun eigen functionele behoeften te willen zien gerealiseerd. Omwille van synergievoordeel mogelijk zinvol en acceptabel, zolang de nieuwe beoogde assets zich hier ook voor lenen. Blijkt dat niet zo te zijn, dan bestaat een risico op een “noch vlees, noch vis” oplossing, waar uiteindelijk niemand gelukkig mee is. En waar vervolgens veel extra geld voor nodig is voor het plakken van pleisters na de onvermijdelijke portie negatieve publiciteit.

Mogelijke redenen voor het hebben van enige reserves bij het starten van een vervangingstraject kunnen dus op meerdere terreinen liggen. De mate waarin deze aspecten spelen zal bij iedere organisatie verschillen. Ze kunnen zo nodig enigszins inzichtelijk worden gemaakt aan de hand van resultaten uit een beperkte enquête of serie interviews en vervolgens worden gepresenteerd in een radardiagram. De aldus verkregen inzichten kunnen worden gebruikt bij de onderbouwing van de scenariokeuze en de aanpak van het vervolgtraject.

Blijken de reserves bijvoorbeeld vooral te liggen op het terrein van migratie, en wordt desondanks gekozen voor vervanging, dan kan bij de uitrol aan dit aspect extra aandacht worden geschonken.

Vooruitblik deel 2:

In deel 2 van deze blog wordt aan de hand van een stappenplan ingegaan op de zaken die van belang zijn als het levensduur verlenging scenario wordt uitgewerkt.