Na afloop van de zomerperiode breekt de tijd aan dat jaarplannen worden opgesteld. Jaarplannen zijn er om strategie concreet te maken, om beleid te implementeren. Het aanhouden van de contractenportefeuille tegen het sourcingbeleid is een van de voorbereidende activiteiten om tot het inkoopjaarplan te komen en daarmee, volgend jaar, naar ‘kiene’ contracten.
Bij het formuleren van sourcingbeleid zijn een aantal onderwerpen van belang. Zo doet de Journal of Supply Chain Management een aantal suggesties, waarvan met name de voorsprong op de competitie (competitive advantage) en de behoefteflexibiliteit (demand flexibility) een sleutelpositie innemen. De organisatie moet eerst beslissen of voor een bepaalde behoefte tot sourcing wordt overgegaan (buy) of dat er een eigen organisatieonderdeel voor wordt gebruikt (make). Dit vraagt de nodige organisatorische zelfkennis in relatie tot de medespelers in de markt. Waar ben je echt goed in? Wat is als het ware ‘het geheim’ van je organisatie? Welke (strategische) risico’s dienen te worden afgewogen? Vervolgens vraagt het vaststellen van de bepaalde behoefte, met name de flexibiliteit ervan, ook de nodige inspanning. In toenemende mate worden behoeftes functioneel uitgedrukt. Deze trend lijkt met de toenemende complexiteit van technologie alleen maar toe te nemen. Toch kan het juist zinvol zijn om met kennis van zaken niet alle techniek te integreren in één functionaliteit. Het sourcingbeleid zou antwoord op de vraag moeten geven tot welk niveau functionele integratie gewenst is of dat er juist sprake moet zijn van functionele differentiatie. Sourcingbeleid opstellen is daarom cruciaal. En als je al een sourcingbeleid hebt, dan is het zeker nodig om het te herijken naar gewijzigde omstandigheden. De wereld staat namelijk niet stil.
Hoe klein of groot de organisatie ook is, contracten worden gesloten om de benodigde goederen en diensten uit de markt te verkrijgen. Veelal betreft het een lange lijst van contracten. Zet ze eens op volgorde van uitgaven (spend) en bekijk van minimaal de top-10 contracten of deze nog aansluiten bij het sourcingbeleid. Het inkoop/jaarplan zou zo-ie-zo de vernieuwing van de aflopende contracten moeten bevatten. Daarnaast, of juist alleen maar, zou het jaarplan een aantal inkoopactiviteiten moeten bevatten die leiden tot de komst van compleet nieuwe contracten. Zelfs als dat betekent dat lopende contracten vervroegd tot een einde moeten komen. Met name het onderdeel uit het sourcingbeleid dat de functionele integratie en differentiatie bevat, helpt bij de beslissing om daarvoor inkoopactiviteiten in het inkoopjaarplan op te nemen.
Tijdens de voorbereiding van inkooptrajecten komt vaak aan de orde dat een sourcingbeleid ontbreekt of achterhaald is. De lijst met ervaringen rondom de huidige contracten blijkt niet altijd positief. Met name het onvermogen om contracten als het ware ‘onderweg’ aan te passen staat vaak bovenaan. Daarom hierbij de uitnodiging om eens met elkaar in gesprek te gaan om te komen tot ‘kiene’ contracten, die aansluiten bij het sourcingbeleid, bijdragen aan het vergroten van de voorsprong op de competitie en de benodigde flexibiliteit bevatten. Het is er vandaag de tijd voor!
Foto: De foto betreft de zeldzame ‘North American Mink’, een kien beestje…