Een verandering is geen wasstraat: verschillende kennisniveaus vragen om maatwerk

Een verandering doorvoeren is geen kwestie van iedereen tegelijk door een ‘wasstraat’ halen en verwachten dat ze er even bekwaam uitkomen. Medewerkers verschillen in (technische) kennis, ervaring en leersnelheid – en dát maakt adoptie van technologie complex. Te vaak wordt er gedacht: ''ze redden zich wel''. Die overschatting en de keuze voor één standaard ‘wasprogramma’ voor iedereen, is vaak precies dé reden dat implementaties vastlopen.

Het negeren van verschillen leidt tot weerstand, frustratie en falende implementatie. Maar hoe zorg je er dan wél voor dat iedereen effectief meebeweegt in deze technologische veranderingen?

De rol van technologie in 2025

Organisaties investeren volop in digitale transformaties, van ERP-systemen tot AI-tools. Deze technologische vooruitgang vraagt om een workforce die wendbaar en goed voorbereid is. In 2025 ligt de focus dan ook steeds meer op het effectief begeleiden van medewerkers door deze veranderingen, zodat technologie een versneller wordt in plaats van een struikelblok. Dit vraagt om een gestructureerde aanpak die rekening houdt met individuele verschillen en weerstand wegneemt: precies waar change management om draait.

Eén maat past niet iedereen

Veel organisaties hanteren een uniforme aanpak bij verandertrajecten: één training, één handleiding en de verwachting dat iedereen daarna aan de slag kan. Dit werkt zelden optimaal. Onderzoek van Prosci laat zien dat onvoldoende training een van de grootste obstakels is voor succesvolle verandering, waarbij veel medewerkers aangeven meer begeleiding nodig te hebben. Waar de ene medewerker enthousiast een nieuw systeem verkent en zelf functionaliteiten uitprobeert, voelt een ander zich overweldigt en onzeker. Geen rekening houden met deze verschillen vergroot de kans op weerstand, fouten en een moeizame adoptie.

Verschillende kennisniveaus

Binnen een organisatie zie je vaak drie typen medewerkers als het gaat om technische veranderingen. Het herkennen van deze groepen helpt om weerstand te voorspellen en gerichte ondersteuning te bieden.

1. De voorlopers: tech-savvy collega’s die nieuwe tools snel doorgronden en als eerste mogelijkheden zien om processen te verbeteren.
2. De pragmatische gebruikers: zij willen best mee, maar hebben duidelijke uitleg en soms wat extra ondersteuning nodig om zich comfortabel te voelen met technologie.
3. De terughoudenden: deze groep ervaart technische veranderingen vaak als complex en blijft liever bij de vertrouwde werkwijze. Zonder de juiste begeleiding haken zij makkelijk af.

Een succesvolle implementatie erkent deze verschillen en biedt maatwerk in ondersteuning van de medewerker. Organisaties die training afstemmen op individuele behoeften, hebben tot 6 keer meer kans op succesvolle adoptie (bron: Prosci). .

Succesvol omgaan met verschillende kennisniveaus

Hoe zorg je dat technologische verandering écht landt? Om een verandering tot een succes te brengen, is het niet de organisatie die moet veranderen, maar de medewerkers. Het ADKAR-model van Prosci (Awareness, Desire, Knowledge, Ability, Reinforcement) biedt een gestructureerde aanpak om een verandering systematisch te begeleiden. Het model bestaat uit vijf opeenvolgende bouwstenen die elk individu moet doorlopen om een verandering succesvol te adopteren. Het is dus geen checklist, maar een proces dat richting geeft aan je veranderplan en duidelijk maakt waar je focus op moet liggen.

Figuur 1: het Prosci ADKAR-model – aangepaste vormgeving

Een aantal praktische strategieën kan het ADKAR-proces ondersteunen en versterken, om zo de kans op een positieve verandering te verhogen. De afkortingen achter de strategieën (zoals A, K) geven aan op welk(e) onderdeel/onderdelen van het model de strategie impact heeft.

• Segmenteren van doelgroepen (A, K): breng in kaart welke medewerkers welke ondersteuning nodig hebben. Dit maakt gerichte trainingen en communicatie mogelijk.
• Bied verschillende leermethoden aan (K, A): combineer klassikale trainingen, e-learnings, praktijkgerichte workshops en peer-to-peer coaching. Prosci’s onderzoek toont aan dat 70% van de succesvolle verandertrajecten meerdere leeraanpakken combineert.
• Zorg voor interne ambassadeurs (D, R): laat voorlopers optreden als vraagbaak en mentor voor collega’s die minder technisch onderlegd zijn.
• Geef ruimte voor feedback (A, R): vraag medewerkers actief naar hun ervaringen en knelpunten. Dit helpt om weerstand te verminderen en indien nodig bij te sturen.
• Herhaal en versterk (R): één training is niet genoeg. Regelmatige refreshers en ‘learning on the job’ zorgen voor een blijvende impact.

Wat maakt een verandering succesvol?

Een technologische verandering is geen eenmalige ingreep en zeker geen one-size-fits-all proces. Medewerkers verschillen immers in technische kennis, ervaring en behoefte. Door rekening te houden met deze verschillen, maatwerk te bieden en een continue leeromgeving te creëren, vergroot je de kans op succes. Het ADKAR-model van Prosci biedt een gestructureerde aanpak om dit proces systematisch te begeleiden. Wanneer iedereen de verandering omarmt, wordt technologie een middel in plaats van een obstakel – dé basis voor vooruitgang.