Van druk naar dynamiek: Zelforganiserende teams als toekomst van werk

Organisaties, van commerciële bedrijven tot zorgverleners, staan voor de uitdaging om hun waarde te verhogen in een snel veranderende wereld. De krapte op de arbeidsmarkt en de noodzaak voor innovatie vragen om een frisse blik op organisatiestructuren. Door het invoeren van zelforganiserende teams transformeren bedrijven naar dynamische entiteiten die medewerkers meer in hun kracht zetten. Zo’n strategische verschuiving staat voor een evolutie in hoe organisaties hun doelen bereiken en hun toekomst vormgeven. 

Cruciale functies niet ingevuld 

Organisaties stellen zichzelf zeer uiteenlopende doelen. Bedrijven willen graag de winst optimaliseren, overheidsinstellingen willen de dienstverlening verbeteren en zorgverleners willen zo efficiënt mogelijk de beste zorg bieden. Over het algemeen kunnen we stellen dat organisaties hun toegevoegde waarde willen vergroten. Dit staat om verschillende redenen onder druk. In de eerste plaats zien we dat organisaties door de krapte op de arbeidsmarkt cruciale functies niet ingevuld krijgen. Gevolg is onder andere dat innovatie moeilijk van de grond komt. Demografische ontwikkelingen – vergrijzing en minder instroom van jongeren op de arbeidsmarkt – staan een snelle oplossing hiervoor in de weg. 

In de tweede plaats waarschuwen arbeidsmarktexperts al enige tijd voor de gevolgen van het afnemen van de groei van de arbeidsproductiviteit. Hoewel een flink aantal taken en processen in de digitale transformatie is geautomatiseerd, zorgen nieuwe technologieën als artificial intelligence ook weer voor nieuwe uitdagingen en taken. Per saldo zal de hoeveelheid werk dus niet snel afnemen. De conclusie is dan ook dat we buiten de gebaande paden moeten denken om blijvend toegevoegde waarde te creëren. 

Transformaties en innovaties 

Daarbij is het goed om ook de structuur van je organisatie tegen het licht te houden. Is je organisatie zo ingericht dat medewerkers de koers en de visie kennen en zich hierachter scharen? Kent iedereen de ambities en neemt iedereen de verantwoordelijkheid om deze in te vullen? De praktijk leert dat traditioneel ingerichte organisaties met een gelaagde managementstructuur het lastig vinden om medewerkers mee te krijgen in hun visie en missie. Dit komt onder andere doordat in deze structuur veel zaken voor en over de medewerker worden besloten. De medewerker krijgt geen – en neemt dus geen – verantwoordelijkheid voor het succes van de organisatie. Het gevolg is dat de mobiliteit in de organisatie beperkt is en teams niet agile genoeg werken. Aspecten die essentieel zijn om overeind te blijven in een tijdperk dat bol staat van digitale transformaties en innovaties. Daar komt bij dat je als organisatie het potentieel van je medewerkers niet volledig benut, wat essentieel is om die gewenste toegevoegde waarde te creëren. 

Eigenaar van processen 

Om medewerkers meer in hun kracht te zetten, biedt het werken met zelforganiserende teams uitkomst. Medewerkers in het algemeen en teams in het bijzonder worden ‘eigenaar’ van hun vakgebied en bedrijfsprocessen. Zij stippelen zelf de plannen uit, voeren deze uit, organiseren zelf de feedback en komen zelf tot optimalisaties. Zo creëer je een enorm sterke betrokkenheid en dat betaalt zich vervolgens uit in een veel lager verloop, tevreden medewerkers en een organisatie die aantrekkelijk is voor jonge professionals. Er komt een eind aan de weerstand tegen verandering; medewerkers zijn immers van A tot Z betrokken bij de gewenste koerswijziging in plaats van dat deze over hen wordt uitgestort. Tevens is het ook niet onbelangrijk dat een deel van de werkdruk bij het management wordt weggenomen. Bij zelforganiserende teams worden verantwoordelijkheden verspreid over de teamleden, waardoor het bestuur van de organisatie zich puur kan focussen op strategie, innovatie en bijvoorbeeld het bewaken van de cultuur. 

Optimaal faciliteren 

Al deze voordelen van het werken met zelforganiserende teams zijn niet direct vanzelfsprekend. Er is een aantal voorwaarden dat je moet invullen. Er komt veel meer bij kijken dan het aanstellen van een aantal teamleads en een aankondiging van de directeur tijdens de jaarlijkse kick-off. Een bestaand bedrijf dat overstapt op zelforganiserende teams dient haar managers voor te bereiden op een andere invulling van hun baan. Daarnaast moet je er alles aan doen om medewerkers en teams optimaal te faciliteren. Dat begint in de eerste plaats met een professionele HR-afdeling die sterk inzet op de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers. In de tweede plaats moet je hierbij denken aan hoogwaardige IT, bijvoorbeeld om samenwerking vlekkeloos te laten verlopen. En ook de sales en marketing moeten zo opereren dat zij hun collega’s van de business alle ruimte geven om zelf de regie te houden. 

De praktijk leert dat je hiermee een dynamische organisatie creëert die in staat is snel in te spelen op veranderingen. Het enthousiasme bij medewerkers, zodanig dat klanten en andere partners zich afvragen hoe je dat doet. Nou gewoon, zelforganiserende teams en een bestuur dat ervoor zorgt dat deze methode werkt.