Bedrijfstelefonie op smartphones vereist aandacht!

Het bellen via WhatsApp, Facebook en Skype is voor veel particulieren een optie die op dit moment nog maar mondjesmaat wordt gebruikt. De ervaringen zijn in veel gevallen nog niet zo positief dat het als de standaard gehanteerd wordt. Vrijwel iedereen kiest, omwille van kwaliteitsproblemen voor de telefonie functie van de mobiele operator.

Toch heeft het bellen via zakelijke Apps de toekomst. Dat komt doordat deze Apps zowel intern als extern op locatie goed integreren met de telefonie oplossing van het bedrijf. Medewerkers kunnen dan hun bereikbaarheid optimaal regelen. Voorbeelden van dit soort Apps zijn Skype for Business van Microsoft, Jabber van Cisco, MiCollab van Mitel, Communicator van Avaya,  Rainbow van Alcatel en Circuit van Unify.

Een goede kwaliteit van telefonie is natuurlijk een eerste voorwaarde voor het gebruik. Vragen die daarbij al snel opkomen zijn:

1. Is de verstaanbaarheid goed?
2. Is de bereikbaarheid goed?
3. Zijn de functies voor bedrijfstelefonie bruikbaar?
4. Kan ik integreren met andere communicatiemiddelen?
5. Kan ik werk en privé goed scheiden?

In deze blog ga ik wat dieper op deze vragen in.

De verstaanbaarheid van gesprekken

De kwaliteit van een gesprek op een smartphone is afhankelijk van de kwaliteit van het netwerk en van het toestel dat gebruikt wordt.

Het netwerk kan een privé datanetwerk zijn zoals Wifi. Buiten de privé locatie wordt al snel gebruik gemaakt van het netwerk van de mobiele provider. Deze provider biedt eigenlijk twee netwerk-oplossingen: een mobiele dataverbinding en een mobiel spraaknetwerk. Voor de operator zijn dit twee verschillende omgevingen waarbij de spraakkwaliteit voor het spraaknetwerk vooralsnog de hoogste prioriteit heeft. Een dataverbinding biedt vaak voldoende kwaliteit voor een spraakverbinding maar is niet gegarandeerd. Zo is een dataverbinding in een 2G netwerk vrijwel nooit geschikt om een goed telefoongesprek over te voeren. Dit terwijl de dekking van deze netwerken in Nederland het meest uitgebreid is. Pas als de 4G netwerken overal een goede dekking bieden zal dit echt verbeteren. Dus, als je een goed telefoongesprek wil voeren en je bent veel mobiel dan heeft dus de voorkeur om je gesprekken te voeren over een spraakvoorziening van de mobiele operator. Lang niet alle zakelijke communicatie Apps ondersteunen dat.

Ook het toestel speelt een belangrijke rol. Wanneer er gebruik gemaakt wordt van een Wifi netwerk om te bellen dan zijn een aantal functies van belang . Het gaat dan vooral om de ondersteuning van de 802.11k, v- en r-standaarden. De r-standaard (deze regelt het snel kunnen wisselen van access points) lijkt daarin de belangrijkste te zijn. Veel goedkopere toestellen met daarin goedkopere chipsets ondersteunen deze standaarden niet.

De bereikbaarheid van telefoons

Als je een mobiel toestel gebruikt voor telefonie dan moet je hem ook altijd kunnen gebruiken. Vooral als je echt afhankelijk bent van je telefoon bent is dit een belangrijke voorwaarde. Enerzijds altijd bereikbaar zijn maar anderzijds ook dat je zelf ook altijd gesprekken moet kunnen opzetten. De gemiddelde smartphonegebruiker zal hier niet veel waarde aan hechten. Vaak is een dekking van 99% al genoeg. Maar er zijn ook mensen waarvoor de beschikbaarheid cruciaal is. Een medewerker van een alarmcentrale of een arts in een ziekenhuis die bereikbaarheidsdienst heeft moet altijd bereikbaar zijn. Een beveiligingsmedewerker of verpleger moet altijd een alarmoproep kunnen doen. Bij standaard telefoniesystemen is dit een kwaliteitseis die min of meer de norm is. Uitval van één server of een datacenter mag niet leiden tot uitval van een telefoniesysteem. Er moet dan redundantie zijn. Maar bij het gebruik van Apps op mobiele toestellen stelt dit behalve eisen aan het telefonieplatform ook eisen aan de servers waar de Apps gebruik van maken. Bij diverse leveranciers kan hierin niet worden voorzien. Een oplossing met een virtualisatieplatform kan mogelijkheden bieden om dit geheel of gedeeltelijk op te lossen.

Zijn de functies voor bedrijfstelefonie bruikbaar?

Het is natuurlijk mooi als je buiten loopt en er komt een mobiele oproep naar je toe. Het telefoontje is gedaan op je zakelijke nummer en werd automatisch doorgeschakeld naar je mobiele nummer. Je neemt de telefoon niet op omdat je in gesprek bent, of omdat het nu niet uitkomt. De beller komt in je voicemail van de mobiele provider terecht. De bedrijfstelefoniesysteem ‘denkt’ dat de oproep is aangenomen en zoekt niet meer naar een alternatieve bestemming. Het is duidelijk dat dit vaak ongewenst is. Maar bij het doorschakelen naar een mobiel nummer gebeurt dit aan de lopende band. De bereikbaarheid is verre van optimaal als de telefonie App geen onderdeel uitmaakt van het bedrijfstelefonie platform. Functies als deze maken integratie gewenst. De call-control moet in één platform aanwezig zijn. Pas dan kun je de bereikbaarheid managen en monitoren. Integratie van de zakelijk telefonie App op het mobiele netwerk is daarbij voorwaarde om in control te zijn.

Integratie met andere bedrijfsmiddelen

Steeds vaker maken we gebruik van diverse tools en Apps waarin contactgegevens worden verwerkt. Platformen zoals de financiële administratie of logistieke systemen of patiëntenzorg faciliteren vaak ook een mail of een contactenlijst. Uiteraard is het dan wenselijk dat je direct vanuit deze applicaties kunt bellen of indien je gebeld wordt direct kunt beschikken over de informatie die daarbij hoort. De communicatieplatformen moeten hierin voorzien door eenvoudige en bij voorkeur gestandaardiseerde interfaces (API’s). Helaas staan deze standaarden pas in de kinderschoenen en is er nog veel werk te verrichten. Maar bij een aanschaf van een platform zijn het wel zaken om terdege rekening mee te houden.

Scheiden van werk en privé

Bereikbaarheid van medewerkers is voor werkgevers van groot belang. Privé bereikbaarheid is voor de medewerkers zelf ook van belang. Het is vaak zoeken naar de balans in de huidige 24/7 economie. Met de huidige tools is het scheiden van werk en privé goed mogelijk terwijl er toch gebruik wordt gemaakt van slechts één SIM kaart en één toestel.

Conclusie

Zakelijke communicatiesystemen met Apps voor smartphones zijn ideaal voor het werken op een mobiel device. De inrichting ervan vraagt echter om de juiste aandacht en expertise.